「仕事をドタキャンしたいけど、何て言ったらいいのかわからない」
「ドタキャンした後が怖い」
ドタキャンをするときって、そんな心配が頭をよぎりますよね。
この記事では、上手にドタキャンをしたい方に向けた役立つ知識を提供します。
ドタキャンは伝え方を間違えると、一気にあなたの信用を落としてしまいます。
ドタキャンで今まで築き上げた信用を守るためには、ＮＧ行動をとらないことが大切です。
この記事を読めば、相手への伝え方からＮＧ行動にならないための注意点まで、ドタキャンをするうえでおさえておくべきポイントを詳しく知ることができます。
きっと無難にドタキャンできるようになるでしょう。
更にドタキャンをもう繰り返したくない人に向けて、ドタキャンをしてしまう理由と、理由ごとにドタキャンを予防する方法も解説しました。
最後まで読んで、ドタキャンする時の重い気持ちからオサラバしてしまいましょう。
ドタキャンの定義
ドタキャンとは、土壇場で予定をキャンセルすることの略称です。
略称なので、ドタキャンしてしまう旨を伝えるときに
「ドタキャンしてしまって…」
などとドタキャンという言葉を使うのは、ビジネスの場にふさわしくありません。
「直前でキャンセルするような事態になってしまって…」
など、その場にふさわしい言葉を用いましょう。
土壇場といっても、いつからがドタキャンになるのかというと、明確な定義はありません。
相手がドタキャンと感じたらそれはドタキャンになりうる、というように、相手次第です。
ビジネスにおけるドタキャンであれば、一般的に前日および当日ととらえてよいでしょう。
ただ、先方との約束や商談予定など、対外案件の場合は一週間前でもドタキャンと思われる場合があります。
まとめると、一般的には以下のとおりです。
| 2週間前～1週間前 | ドタキャンでない |
| 1週間前～2，3日前 | ドタキャンにならないことが多いが対外案件の場合ドタキャンになることあり |
| 前日 | ほぼドタキャン |
| 当日 | 100％ドタキャン |
仕事をドタキャンした場合の上手な言い訳
仕事をドタキャンした場合の言い訳としては、以下の３つが良いでしょう。
- 自分の体調不良
- 家族の体調不良
- 身内の不幸
この3つの理由は、ドタキャンになっても仕方ないと相手に思ってもらいやすいからです。
予期できるものではないので土壇場になってしまいますし、仕事をキャンセルする以外の対応も考えにくいですよね。
補足ですが、仕事をドタキャンする理由が軽いと、やる気を疑われて信用が落ちてしまいます。
また理由が重すぎても過度に心配されてしまうでしょう。
ではどうすればいいのか、ですが上記の理由を簡潔に話すと程よい重さで伝わります。
後程、例文を載せるので参考にしてください。
ちなみに伝え方ですが、あくまでも伺いをたてるようにしてください。
伺いをたてるというのは
「やすみます」
と断定するのではなく
「やすませてほしいのですが」
という言い方をすることです。
伺いをたてずに断定してしまうと
「自分勝手だなあ」
と思われるおそれがあります。
仕事をドタキャンした場合の上手な言い訳1【自分の体調不良】
言い訳として、自分の体調不良が最も頻度が高いです。
生活スタイルや状況を問わずに使えるからです。
ドタキャンになりうる体調不良としては以下があります。
- おう吐
- 発熱
おう吐
吐き気が止まらずに、家から出られないという理由です。
吐き気があると移動することも難しいので、仕事を休む理由になります。
例えばこのような言い方ができるでしょう。
「先ほどから吐き気が止まらず、家から出ることが難しいです。今日は仕事を休ませて欲しいのですが」
発熱
微熱だと許されない場合があります。
最低でも37.5℃以上が目安でしょう。
風邪かもしれないと言えば、仕事に行くと周りにうつしてしまうので、休む許可が出やすいです。
例えば次のような言い方ができるでしょう。
「朝から身体がだるく、熱を計ったところ37.5℃あるので、今日は大事をとらせていただけますか」
仕事をドタキャンした場合の上手な言い訳2【家族の体調不良】
家族が体調不良になってしまって、仕事に行けないという理由です。
高齢の親や子どもの面倒を見なくてはならないということならば、大抵許可されます。
例えば次のような言い方ができるでしょう。
「急に子どもが熱を出してしまいました。今日一日面倒を見なくてはならないので休ませていただけますか」
仕事をドタキャンした場合の上手な言い訳3【身内の不幸】
身内に不幸があった場合は仕事を休むことが許されます。
致し方ない理由だからです。
例えば次のような言い方ができるでしょう。
「突然なのですが、先ほど私の祖父が亡くなったと連絡がありました。取り急ぎかけつけたいので、今日休みをとらせてほしいのですが」
仕事をドタキャンする場合の注意点
ドタキャンは注意しないと、不必要に大きく信頼を落としかねません。
信頼をできるだけ落とさずにドタキャンするための注意点は、以下の5つです。
- 早めに連絡する
- 丁寧に謝罪をする
- 理由を具体的に述べる
- 代替案を用意する
- 当日の行動に気を付ける
仕事をドタキャンする場合の注意点1【早めに連絡する】
早めに連絡することは、ドタキャンする場合の鉄則です。
ドタキャンの連絡が直前になればなるほど、キャンセルされたことの不満＋連絡が遅いことの不満が重なるので相手の不満は倍になるからです。
できるだけ早く電話連絡するのがベストですが、電話することが難しいケース、例えば深夜や相手が会議中の場合は取り急ぎメールなどで一報入れておきましょう。
ドタキャンは連絡が早ければ早いほど受け入れられやすくなるということを覚えておきましょう。
仕事をドタキャンする場合の注意点2【丁寧な謝罪をする】
ドタキャンした場合の謝罪は丁寧に行うこと。
ドタキャンされた相手はせっかく時間を空けたことがムダになるので、誰であれ少なからず怒りやガッカリ感、残念な気持ちを抱くからです。
でも丁寧に謝罪されれば、相手が抱いたネガティブな気持ちも鎮まります。
では丁寧な謝罪とは何か、ポイントをあげます。
- 電話をすること
- 「申し訳ありません」を使うこと
- 相手の立場にたっていることを示すこと
- 今後繰り返さない為の対策を伝えること
次に詳しく説明します。
電話をすること
ドタキャンする際の伝達には、電話を用いましょう。
自分の声で伝える方が、メールやチャットなどの文字で伝えるよりも気持ちが伝わるからです。
ドタキャンが許されるには、少しでも申し訳ない気持ちを伝えること。
そのためには電話がベストです。
「申し訳ありません」を使うこと
「申し訳ありません」を使う理由は以下2点。
- 「ごめんなさい」よりもビジネスの場にふさわしい言葉だから
- 「すみません」よりも謝罪の気持ちが大きく伝わるから
「申し訳ありません」「ごめんなさい」「すみません」全て謝罪をあらわす言葉ですが、「ごめんなさい」と「すみません」は、共にくだけすぎているか、軽すぎるためにビジネスの場では適切ではありません。
従って、ビジネスの場において最も適切な謝罪の表現は「申し訳ありません」になります。
また似た言葉に「申し訳ございません」があります。
「申し訳ございません」は「申し訳ありません」をより丁寧にした言い方ですので、社外の人相手の場合や、取り返しのつかないほど重大な謝罪案件の場合に使いましょう。
相手の立場にたっていることを示すこと
相手の立場にたった言葉をつかうと、相手は、わかってもらえたと思うもの。
相手は、わかってもらえたと感じると心が癒されます。
例えば
「ご迷惑をおかけしてしまって」
という言葉は、相手の
「土壇場で言われると迷惑」
という怒りを代弁していますよね。
相手は自分の気持ちを代弁されると
「わかっているならいいか」
という気持ちになるのです。
今後繰り返さない為の対策を伝えること
今後繰り返さないための対策を具体的に伝えると、相手は安心します。
「今回のことを重く考えてくれたんだ」
と感じるからです。
例えば、体調不良で仕事をキャンセルした場合
「今後は体調管理に努めます、申し訳ありませんでした」
の一言があるだけでも、相手の受ける印象が違います。
仕事をドタキャンする場合の注意点3【理由を論理的に述べる】
ドタキャンする場合、相応の理由がないと相手は納得いかない場合があります。
相手が納得するように、論理的な理由を述べましょう。
論理的な理由とは、根拠がともなった理由のことです。
例えば
「体調不良です。本日休ませて欲しいのですが」
だけだと、体調不良の裏付けとなる根拠がありません。
一方で
「体調が悪くて、朝から吐き気が続いている状態です。本日休ませてほしいのですが」
という理由であれば、体調不良の根拠に「吐き気」がともなうので、納得しやすいわけです。
理由は具体的にするといいという話ですが、具体的であればあるほどいいのかというと、そうではありません。
あまりにも具体的に述べすぎると、今度は不自然に感じるからです。
例えば以下の言い方は具体的すぎて、休みたくてごまかしてるのかなと感じる人もいるでしょう。
「体調が悪くて、朝から吐き気が続いている状態です。昨日カキを食べたので、ノロウイルスかもしれません。そういえば、熱っぽくなってきた気もします。発熱もノロウイルスの症状です。ノロウイルスだとしたら会社にいくと周りにうつしてしまいます。本日休ませてほしいのですが」
聞かれてないことまで話すと、不審な言い方になりやすいです。
根拠は１つにして、あとは聞かれたら答えるようにしましょう。
仕事をドタキャンする場合の注意点4【代替案を用意する】
ドタキャンする場合、できるだけ代替案を用意しましょう。
代替案を用意することが、穴埋めになるからです。
相手はドタキャンの実害を心配しますが、対応する姿勢を示すことで安心します。
例えば、仕事の遅れは翌日取り戻す、予定は○○の日に再セッティングするなど。
なお代替案が出せなくても、対応に努めているような姿勢を示しましょう。
例えば、病院に行ってできるだけ早く治す旨を伝えるなどです。
仕事をドタキャンする場合の注意点5【当日の行動に気を付ける】
ドタキャン後は、伝えた理由に沿った行動をしましょう。
仮に、理由にそぐわない行動をしていたことがわかったら、信用は地におちるからです。
過去にあったことですが、当日欠勤をしていたスタッフが実はパチンコをしていたことが発覚し、大問題になったことがありました。
また、ＳＮＳ投稿をしていたことで怪しまれたケースもあります。
一度崩れた信用を取り戻すのには、時間がかかります。
注意しましょう。
仕事をドタキャンする理由と予防する方法
ドタキャンするのはできれば避けたいもの。
ドタキャンを避けるには、まずはあなたがよくドタキャンしてしまう理由を知ることです。
理由を知れば、対応法も見つかるからです。
以下によくあるドタキャン理由を紹介します。
あなたに当てはまる部分を読めば、きっと参考になるでしょう。
仕事をドタキャンする主な理由。
- 忘れていたから
- 体調が悪いから
- 他の予定や仕事を優先しなくてはならないから
次にドタキャンの理由に合わせたドタキャン予防法を解説しますので、ぜひ試してみてください。
きっとドタキャンを減らしていけるでしょう。
ドタキャンする理由を踏まえたドタキャンの予防法。
- スケジュール管理をする
- 体調管理をする
- 安請け合いしない
1つずつ解説していきます。
仕事をドタキャンする理由1【忘れていたから】
予定に入れ忘れていたりして、ついうっかり、というパターンです。
忘れてしまう人は、忙しいあまりに予定が抜けてしまう場合と、単に予定管理が甘い場合があります。
いずれにしても、スケジューリングを習慣にできれば改善されていきます。
仕事をドタキャンする理由2【体調が悪いから】
体調が悪いという理由でのドタキャンは比較的許されやすいです。
ただ、あまりにも頻回だと、やはり信用されなくなるので、仕事を任せられなくなってしまいます。
体調不良は生まれつき起こしやすい人もいますが、心がけ次第でかなりの部分防げるものです。
体調が悪くなりやすい人は、普段から体調管理に努めましょう。
仕事をドタキャンする理由3【他の予定や仕事を優先しなくてはならないから】
ビジネスの場面においては、他の案件を優先せざるをえなくなってしまうことがあります。
例えば、より重要な仕事を優先しなくてはいけなくなったり、とある仕事が思ったよりも時間がかかってしまい、重要度の低い仕事をキャンセルするといった具合です。
この場合、原因は後先考えずに仕事を受けてしまっていることと、責任感が欠如していることの２つが考えられます。
改善するためには、余裕を持って仕事を受けるようにしたり、仕事をやりきる意識を高めたりする必要があります。
仕事のドタキャンを予防する方法1【スケジュール管理をする】
仕事を忘れてしまうことを防止する方法です。
自分の記憶力に頼るのでなく、外部記憶を利用するのがオススメ。
例えば、スマホのスケジュール帳アプリは音でスケジュールを教えてくれるので便利です。
私の場合、最初は手帳でスケジュールを管理してましたが、書き込むこと自体を忘れたり、手帳を開き忘れたりが原因で時々ドタキャンをしてしまっていました。
ところがスマホにスケジュールを書くようにしたら、改善できました。
スマホは普段から手にすることが多いので、予定を書いたり確認したりしやすいです。
従って書き忘れがなくなり、アラームの効果も手伝って予定を忘れにくくなります。
どうしても忘れてしまう人は、スマホアプリを使ってみましょう。
仕事のドタキャンを予防する方法2【体調管理をする】
体調不良でドタキャンしてしまうならば、体調管理をしていく必要があります。
体調管理のポイントは主に以下のことです。
- 栄養をとること
- 睡眠をとること
- ストレスを減らすこと
1つずつ解説します。
栄養をとること
身体の調子を良くするためには、栄養をバランス良くとることといわれています。
特に不足しがちな栄養は次の２つ
- ビタミン
- ミネラル
ビタミンとミネラルを共に補給できる食べ物は、野菜や果物です。
積極的に野菜と果物を採り、身体の調子を整えましょう。
睡眠をとること
体調管理のためには最低でも6時間以上の睡眠をこころがけましょう。
6時間以上睡眠をとれば、脳と体を充分に休ませることができるからです。
ただ、6時間以上寝ていても疲れがとれなかったり、せっかく睡眠時間を確保しても寝つけなかったりして、睡眠が充分でない場合は以下のことに気を付けてください。
- 良質な睡眠をとるためには、日光を浴びることと、適度な運動をすること。
- 寝る2時間前に食事をしたり、お酒を飲むと眠りが浅くなるので、控えること。
- 寝つけない場合は、カフェインの入ったお茶やコーヒーを控え、寝る前にパソコンやスマホの画面をみないようにすること。
ストレスを減らすこと
ストレスを抱えていると体調をくずしやすくなってしまうので、適度なストレス発散をしていきましょう。
以下は手軽にできる主なストレス発散方法です。
- 気持ちをアウトプットする
- 身体を動かす
- 好きな音楽を聞く
自分の好きなものを選んで、適度にストレスを解消しましょう。
仕事のドタキャンを予防する方法3【安請け合いしない】
仕事をこなしきれずドタキャンしている場合は、仕事の受け方に問題があります。
断れずになんでも受けているために、最終的に約束を守れなくなっているのです。
対策としては次の２ステップです。
- 自分にできる量やできることを見誤っている可能性があるので、余裕をもった納期で仕事を受けるか、自分のキャパシティを超えてるかもと思ったら断る。
- 仕事に対する責任感が低い可能性があるので、引き受けた仕事は何が何でもやり遂げる気概をもつ。
仕事は自分が抱えられる範囲内で受けるようにし、いったん受けた仕事は全力でやりきりましょう。
まとめ
ここまで仕事をドタキャンした場合の言い訳や注意点について、解説してきました。
以下に解説してきたことをまとめます。
ドタキャンとは、土壇場で予定をキャンセルすることの略称です。
土壇場といっても、いつからがドタキャンになるのかというと、明確な定義はありません。
相手がドタキャンと感じたらそれはドタキャンになりうる、というように、相手次第です。
仕事をドタキャンした場合の言い訳としては、以下の３つが良いでしょう。
- 自分の体調不良
- 家族の体調不良
- 身内の不幸
ドタキャンする場合の注意点は以下の5つです。
- 早めに連絡する
- 丁寧に謝罪をする
- 理由を具体的に述べる
- 代替案を用意する
- 当日の行動に気を付ける
ドタキャンを避けるには、まずはあなたがよくドタキャンしてしまう理由を知ることです。
理由を知れば、対応法も見つかるからです。
仕事をドタキャンする主な理由
- 忘れていたから
- 体調が悪いから
- 他の予定や仕事を優先しなくてはならないから
ドタキャンする理由を踏まえたドタキャンの予防法。
- スケジュール管理をする
- 体調管理をする
- 安請け合いしない
言うまでもないことですが、ドタキャンは最後の手段です。
私の知り合いでドタキャンを繰り返した人がいます。
彼がなぜドタキャンを繰り返したのかというと、ドタキャンに慣れてしまったからです。
一度ドタキャンをすると、次にドタキャンするときには前よりも抵抗感がなくなってしまい、その次は更に平気になっていくので、繰り返してしまうようになるのです。
大切なのは、ドタキャンしないですむようにすること。
そのためにも、ここで挙げた方法を使って、ドタキャンせずに仕事をこなす力を身につけてくださいね。
