「こなせると思って仕事を受けてるのに、気がつくとパンクしそうになっている」
そんな悩みを抱えていませんか?
実は以前までの私こそが、仕事を受けてはパンクを繰り返すダメ社員でした。
そんなある時に段取り術の本を片っ端から読み込みました。
そして今では余裕をもって仕事をこなせていますので、誰でもパンクせずに仕事をこなせるようになりますよ。
この記事では、以前の私のようにパンクを繰り返してしまう人や、今まさに仕事でパンクしそうになっている人に向けて、私が学んだ段取り法と対処法を紹介します。
仕事でパンクをしてしまうと、せっかく頑張ってるのに仕事の質があがらないですし、納期を守れず評価をさげてしまいます。
何より精神的に辛いですよね。
この記事を読めば仕事でパンクしそうな状況から脱する方法がわかるでしょう。
更に記事後半では、パンクの予防法も解説しますので、ぜひ最後まで目を通してくださいね。
私たちが仕事でパンクしてしまう理由
私たちが仕事でパンクしてしまう理由は、大きく以下の3つに集約されます。
- 他人に仕事を任せていない
- 仕事をつい引き受けている
- スキル不足
1つずつ解説します。
私たちが仕事でパンクしてしまう理由1【他人に仕事を任せていない】
他人に仕事を任せられないと、仕事でパンクしやすくなります。
自分一人でこなせる量には限りがあるからです。
仕事をする前にはまず、その仕事は自分しかできないものなのか、他の人でもできるものなのかを判断しましょう。
どうしても他人に仕事を任せられない人は、次のような思い込みを持っていることが多いです。
「自分でやる方が早い」
結論からいえば、自分でやる方が早いという考えは誤解であり、早急に捨てるのが吉です。
詳細は後ほど述べますが、自分でやる方が早いと思っていると、状況はいつまでたっても改善されません。
いえ、むしろ悪化していくでしょう。
私も仕事を他人に任せられない時は、次のように思っていました。
- 「仕事を頼むとしたら説明しなきゃならないんだけど、説明するくらいなら自分でやった方が早そう」
- 「任せても自分のイメージ通りできないだろうし、後で修正するくらいなら最初から自分でやったほうが効率的かな」
- 「仕事を頼んでもどうせ嫌がるだろうし、だったらさっさと自分でやろう」
仕事の守備範囲はだんだん広がっていくもの。
自分ばかり仕事を抱えていると、仕事の守備範囲が広がるにしたがって、自分にしかできない仕事が更に増えていきます。
私は自分だけで仕事をこなせばこなすほど、仕事がどんどん増える悪循環に陥り、パンクをするはめになりました。
実は仕事を任せた結果、効率が落ちるのは最初だけです。
だんだん仕事を任せる時の勘どころがわかってくるからです。
仕事を任せるのもスキルの1つ。
仕事を任せていれば任せ方もうまくなっていきます。
また部下がいるなら、部下に仕事を任せることは部下の成長につながります。
部下が成長すれば、任せた仕事のクオリティがあがるのでどんどん効率良くなっていくでしょう。
私たちが仕事でパンクしてしまう理由2【仕事をつい引き受けている】
仕事を頼まれると、ついつい引き受けてしまう人は仕事でパンクしやすいです。
自分が抱えられる量を越えてしまってでも、自分のことを後回しにして仕事を受けてしまうから。
仕事がないと不安に感じるために、常に仕事を抱え続ける人もパンクしがちです。
風船にたとえれば、常に空気をいっぱいに溜め込んでいるようなもので、ふとしたはずみでパンクしてしまうからです。
私も仕事を断れずに受ける傾向がありました。
仕事を受けてはなかなか終わらないことを繰り返す私に、当時の鬼（?）上司から放たれた言葉が次のもの。
- 「できもしないのに仕事を受けられても迷惑なんだけど」
- 「仕事ができる人は、できそうにないときは『いついつまでならできます』『ここまでならできます』と主張するものだ!」
- 「あなたの『何とかします』には根拠があるの?できなくて結果的に迷惑するのはお客様なんだよ!」
それからは、仕事を引き受ける時は次のような相談をするようにしました。
- 「今他の案件の最中なのでその後でも良いでしょうか」
- 「納期についてですが、一週間ほど時間をいただけますか」
- 「その仕事を受けると、この仕事の納期が遅れますが、どちらを優先しましょうか」
あらかじめ納期などについては、相談をしておくと、ムリなくスケジューリングできるようになるので仕事を確実にこなせるようになります。
私たちが仕事でパンクしてしまう理由3【スキル不足】
仕事でパンクしてしまう原因は、スキル不足の場合があります。
パンクしないためには、以下3つのスキルが必要です。
- 見通し
- 段取り
- スピード
仕事でパンクしないためにこの3つのスキルが必要な理由は、それぞれ以下の通りです。
- そもそも仕事にどのくらいの時間がかかるのか、おおよその見通しをつけられないとパンクをさけるのは難しいため。
- 段取りの仕方が悪いと、予想以上に時間がかかってしまうため。
- あまりに仕事をこなすスピードが遅いと、なかなか仕事が終わらないので仕事がたまっていく一方なため。
新人がパンクしがちなのは、まだ経験不足でスキルが身についていないことが多いからです。
スキルが身についていない場合は、次の3ステップで仕事のスピードをあげましょう。
- 仕事の見通しをたてる力はある程度の経験が必要なので、仕事に慣れていないうちはとにかく量をこなすこと（そのうち仕事にかかる時間がわかっていきます）。
- 仕事にかかる時間がわかってきたら、スケジュールをたてながら段取っていくこと（段取りができるようになればスピードがあがります）。
- スケジュールをたてられるようになったら、スケジュール作成→実行→見直し→改善のサイクルをまわすこと（より最適なスケジュールを立てる力が付くので更にスピードがあがります）。
仕事をこなすスピードがあがれば、パンクしづらくなることは言うまでもありませんね。
仕事でパンクしそうになった場合の対処法
今まさに仕事でパンクしそうな時は、次に紹介する5つの対処法を使いましょう。
仕事を終わらせる目処がたち、心理的に楽になるはずです。
ステップごとに解説します。
- 他に依頼できるものは依頼する
- 期限を延ばせそうなものは延ばす
- すぐ終わる細かな仕事は今やるかスキマ時間にやる
- 仕事の優先順位を決めてスケジューリングする
- 効率化をはかる
仕事でパンクしそうになった場合の対処法1【他に依頼できるものは依頼する】
仕事でパンクしそうになった場合、まずは、他の人に仕事を依頼することを考えましょう。
理由は以下の3つです。
- 誰でもできる仕事は他に任せて、自分しかできない仕事に集中する方が効率的なため。
- 自分をパンクから守るとともに、自分の仕事により時間をさくことで仕事の質をあげるため
- 部下に仕事をふれば、部下のスキルアップにつながるため
他の人に依頼するためにやることは次の3ステップです。
- 今ある仕事を全てリストアップする。
- リストアップした仕事を自分しかできない仕事と自分以外でもできる仕事に分ける。
- 自分以外でもできる仕事は他の人に依頼する。
「相手が嫌な顔をするのが気になるために仕事を依頼できない」
という人もいるでしょう。
仕事を依頼して相手が迷惑するのは頼み方の問題です。
以下に、相手の迷惑にならないための頼み方チェックリストを3つあげておきますので、当てはめてみてください。
- 相手の状況を理解しているか(相手も急いでいたりパンクしそうになっていないか)
- 依頼相手がなぜその人なのかを明確化しているか(近くにいたからとか適当な理由で依頼していないか)
- 「悪いんだけど」などの気遣う言葉をかけているか(ぶっきらぼうな声かけでないか)
言うまでもないことですが、依頼を受けてくれた時や仕事をこなしてくれた時は心から感謝し、ありがたい気持ちをしっかり伝えましょう。
「自分の仕事を他の人に依頼すると、相手の負担になるので迷惑をかけてしまう」
という理由で依頼できない人もいるでしょう。
そんな人に向けて、依頼できるようになる考え方を伝えます。
まず覚えておいてほしいことが、人は心の奥底では誰かの役にたちたくてたまらない生き物だ、ということです。
想像してみてください。
あなたが誰の役にもたたないとわかったらどんな心境になるかということを。
きっと自分に自信がなくなり、生きる意味を見出せなくなり、絶望してしまう人もいるでしょう。
あなたが他の人に仕事を依頼すれば、その人は人助けをするチャンスを得られるわけです。
あなたが仕事を依頼することは相手のためにもなる、ということを念頭においてください。
仕事でパンクしそうになった場合の対処法2【期限を延ばせそうなものは延ばす】
パンクしそうな時は、期限を延ばせるものは延ばすことです。
延ばせば延ばしただけ、あなたがパンクするリスクが減るからですね。
特に優先順位の比較的低いものは、期限を延ばしても大した影響はない可能性が高いと考えられます。
また、早い段階ならば期限を延長する余地があることも多いです。
仕事でパンクしそうになった場合の対処法3【すぐ終わる仕事は今やるかスキマ時間にやる】
細々とした仕事、たとえばメールを送るなどのすぐに終わらせられる仕事については、次の方法で片付けてしまいましょう。
- 今やる
- スキマ時間にやる
次のようなメリットがあるからです。
- 今やってしまえば、仕事が片付いていくので勢いがつく。
- スキマ時間にやれば、効率的に仕事を終わらせられる。
なお、すぐに終わるような仕事を後回しにして、大きな仕事から行う人がいますが、決まって効率が良くありません。
次のようなデメリットがあるからです。
- 終わっていない仕事が気になって何をやっても手につかない
- 終わっていない仕事がたくさんあるために焦ってしまって集中できない
小さな仕事は、最初にまとめて終わらせてしまうか、スキマ時間にやると決めてリストにまとめましょう。
仕事でパンクしそうになった場合の対処法4【仕事の優先順位を決めてスケジューリングする】
仕事を他の人に依頼したり、細かな仕事をスキマ時間などにやったりしても残る仕事は、重要かつ緊急な仕事のはず。
以下の３ステップでスケジューリングし、着実にこなせるように段取ります。
- 重要度と緊急性をもとに、とりかかる順番を決める。
- スケジュール表に組み込んでみる。
- 期限内に終わらないものについては上司と相談して、納期や質などを見直す。
ここまでやると、ひとまず仕事を終わらせるためのスケジュールができるはずです。
あとはスケジュール通りに、仕事を確実に終わらせる方策をとっていきます。
仕事でパンクしそうになった場合の対処法5【効率化をはかる】
仕事を確実に終わらせるためには効率化が大切。
効率化のポイントとしては以下の3つがあります。
- １日単位のスケジュールを組む
- 得意な仕事から始める
- 午前中に頭を使い、午後に手を動かす
一日単位のスケジュールの組み方は以下の3つです。
- 今日１日でやるべきことをリストアップする。
- 何をいつやるか決めて、１日のスケジュールをつくる。
- スキマ時間でできるものがあれば、スキマ時間でやることリストをつくって、スキマ時間にやるようにする。
得意な仕事から始めるのは、次の３ステップで効率化を図れます。
- 仕事をこなす上で勢いがつく
- 勢いがつくと、いつのまにか集中できるようになる
- 集中できるので、思ったより仕事がはかどる
頭を使う仕事はできるだけ午前中にやる方がすすみます。
午前中のほうが脳が疲れてない分働きが良いからです。
たとえば次のような仕事は午前中にやるようにしましょう。
- 企画書をつくる
- アイデアを出す
- 計画をたてる
頭を使わなくてもできる作業系の仕事は午後にまわすと効率的です。
仕事でパンクしないための予防法
ここからは仕事でパンクしそうにならないために、普段からできる予防法を紹介します。
仕事でパンクしないための予防法は、大きく以下3つにわけられます。
- 自分の作業スピードを低く見積もる
- スケジュールに照らして仕事を受けるようにする
- スキルアップをはかる
仕事でパンクしないための予防法1【自分の作業スピードを低く見積もる】
段取りを組むときは、この仕事はこのくらいかかりそうだ、と見積もるものですが、この見積り時間を1.5倍で計算してください。
大抵は自分で見積った時間以上に仕事は時間がかかるもの。
でも1.5倍で計算しておくと、多くの場合でカバーできるからです。
たとえば突発的な仕事が入ったり、思うようにすすまなかったりすることは多々ありますよね。
だからあらかじめ、30分かかりそうだなと思ったら45分で計算しておく。
1時間で終わるなと思ったら1時間半かかると見込んでおく。
1.5倍の時間で段取りしていれば、後で多少のトラブルがあってもこなせるようになります。
ノートをとる時に余白を多めにとっておくと、後で書き足ししやすいですよね。
仕事も同様です。
仕事でパンクしないための予防法2【スケジュールに照らして仕事を受けるようにする】
仕事を受ける度にスケジューリングしていれば、新しい仕事を受ける時に、おおよその仕事が終わる見込みがつくようになるはずです。
そのスケジュール表にそって、受ける場合は納期がいつなら可能かを判断しましょう。
条件が合わなければ、こちらから受けられるための条件を提示する勇気を持ちましょう。
大体の目分量で仕事を受けるのでなく、しっかり計量器で計って仕事を受けるイメージです。
素人が料理をする時は、しっかり計量カップで計ったほうが美味しくできますが、目分量だと失敗しますよね。
仕事も同じ。
慣れるまでは、スケジュール表で計算しながら仕事を受けるようにしましょう。
仕事でパンクしないための予防法3【スキルアップをはかる】
常に自分のスキルアップをはかることは大切です。
スキルアップすることで、仕事をより早くこなせるようになるからです。
たとえば、エクセルならば関数を学べば表計算が手早くできるようになります。
ロジカルシンキングを学べばより的確な思考ができるようになり、意見を手早くまとめて会議を円滑にすすめられるようになるでしょう。
今の仕事に関連したスキルを学び、仕事の遂行力をあげていきましょう。
どうしても仕事でパンクしてしまう場合にとれる手段
ありとあらゆる手を使ってもパンクしてしまう場合、もはやあなたのせいではない可能性があります。
たとえば上司が無茶な納期や量の仕事をふってくる場合です。
断ることも相談することも効果がないならば、以下の選択を検討してください。
- 社内の相談窓口に相談する
- 外部の相談機関に相談する
- 辞める
どうしても仕事でパンクしてしまう場合にとれる手段1【社内の相談窓口に相談する】
社内に相談窓口があるならば利用しましょう。
社内の相談窓口では、専門知識や経験のあるカウンセラーや心理学に通じている専門員が対応してくれるからです。
相談した結果、後で不利益を受けることもありません。
安心して利用しましょう。
我慢して心を病んでしまっては遅いです。
どうしても仕事でパンクしてしまう場合にとれる手段2【外部の相談機関に相談する】
社内の相談窓口がないならば、外部の相談機関を使いましょう。
外部の相談機関としては以下3つがあります
- 労働基準監督署の総合労働相談コーナー
- 外部のコーチ
- 外部のカウンセラーや心理セラピスト
それぞれの詳細は下表の通りです。
| 内容 | 手段 | 料金 | 予約 | ||||
| 労働基準監督署の総合労働相談コーナー | 労働に関するあらゆる相談を、専門の相談員が受けてくれます。 | 電話 | 無料 | 不要 | |||
| 外部のコーチ | 自分が望む状態やありたい姿と現状との差を埋めるプロです。
自分一人では気づかないような視点や側面から答えを導いてくれるでしょう。 |
対面が一般的 | 有料 | 必要な場合あり | |||
| 外部のカウンセラーや心理セラピスト | 心がマイナスな状態である場合に、元に戻してくれる専門家です。
既に心が病みつつある場合は、彼らのもとを訪ねてカウンセリングを受けると良いでしょう。 |
対面が一般的 | 有料 | 必要な場合あり | |||
どうしても仕事でパンクしてしまう場合にとれる手段3【辞める】
最終手段は辞めてしまうことです。
パンクする原因が上司にある場合、結局状況はなかなか変わりにくいのが実際ですから、辞めてしまうのは理にかなっているといえます。
ただ、辞めてしまうと収入が途絶えるリスクがありますので、可能ならば転職先を見つけてから辞める方が望ましいでしょう。
いうまでもないことですが、今まさに精神的に追い詰められている状況ならば話は別です。
お金は後でいくらでも取り戻せますが、精神的に病んでしまった場合、かかる時間は取り戻せないからです。
まとめ
ここまで仕事でパンクしそうになった場合の対処法について、解説してきました。
要点をまとめます。
私たちが仕事でパンクしてしまう理由は、大きく以下の3つに集約されます。
- 他人に仕事を任せていない
- 仕事をつい引き受けている
- スキル不足
今まさに仕事でパンクしそうな時は、次に紹介する5つの対処法を使いましょう。
仕事を終わらせる目処がたち、心理的に楽になるはずです。
- 他に依頼できるものは依頼する
- 期限を延ばせそうなものは延ばす
- すぐ終わる細かな仕事は今やるかスキマ時間にやる
- 仕事の優先順位を決めてスケジューリングする
- 効率化をはかる
仕事でパンクしないための予防法は、大きく以下3つに分けられます。
- 自分の作業スピードを低く見積もる
- スケジュールに照らして仕事を受けるようにする
- スキルアップをはかる
ありとあらゆる手を使ってもパンクしてしまう場合、もはやあなたのせいではない可能性があります。
断ることも相談することも効果がないならば、以下の選択を検討してください。
- 社内の相談窓口に相談する
- 外部の相談機関に相談する
- 辞める
最後に、仕事をパンクするほど抱えることの多いあなたにエールを送ります。
仕事をパンクするほど抱えてしまうのは、少なからずあなたに信頼があるからです。
- 優しいあなたなら、引き受けてくれるだろう
- 責任感のあるあなたなら、仕事を投げ出さずやってくれるだろう
- 頑張り屋のあなたなら、乗り越えてくれるだろう
この信頼の言葉、どれも社会人として大切な要素ばかりですよね。
そう、パンクするくらい仕事を頼まれるというのは、社会人として、いえ、人として素晴らしい資質があるということの証左です。
あとは、もうちょっとのコツでうまくいきます。
- もうちょっとだけ自分を優先すること
- もうちょっとだけ要領を身につけること
- もうちょっとだけ勇気を出すこと
もうちょっとのコツをつかむきっかけは、本文中に散りばめたつもりなので、よかったら読み直してみてくださいね。
きっと何とかなりますよ。
